BESZÁLLÍTÓKNAK SZÓLÓ ADATVÉDELMI NYILATKOZAT – EURÓPA

1. Bevezetés

Elkötelezettségünk az adatvédelem iránt

A Prologis („Prologis” vagy többes szám első személyben fogalmazott szerkezetek) elkötelezett a személyes adatainak védelme mellett. Adatkezelőként felelősségteljesen kezeljük a személyes adatait, és a személyes adatok feldolgozása során átláthatóságra törekszünk. A gyakorlatainkkal kapcsolatos részletes információk ebben a beszállítóknak szóló adatvédelmi nyilatkozatban („Adatvédelmi nyilatkozat”) találhatók.

Ha többet szeretne megtudni a Prologisról és leányvállalatairól („Prologis”), látogasson el a https://www.prologis.com/ webhelyre.

Jelen adatvédelmi nyilatkozat

Jelen adatvédelmi nyilatkozat („Adatvédelmi nyilatkozat”) leírja, hogy a Prologis miként gyűjti és dolgozza fel a Prologis beszállítóinak személyes adatait, akik lehetnek magánszemélyek (például egyéni vállalkozók), valamint a jogi személyként működő beszállítóink képviselői, munkavállalói vagy kapcsolattartói („beszállító”, „Ön”), és Önre vonatkozik.

Alapelvek és a Prologis adatvédelmi kötelezettségvállalásai

Az Ön személyes adatainak védelme tekintetében a következő alapelvek mellett köteleztük el magunkat:

• Ön nem köteles megadni a Prologisnak a személyes adatait. Ha azonban kérésre sem adja meg azokat a személyes adatokat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy az Önnel, illetve a munkáltatójával mint szolgáltatóval vagy beszállítóval való kapcsolatunkat kezelni tudjuk (pl. az Önnek szóló kifizetéséhez, képzettségének kiértékeléséhez vagy szabályozási és jogi kötelezettségeink teljesítéséhez szükséges információk), előfordulhat, hogy nem tudjuk megtartani a szolgáltatásait.
• Személyes adatait kizárólag a jelen Adatvédelmi nyilatkozatban meghatározott célokból vagy olyan konkrét célokból gyűjtjük és kezeljük, amelyekről tájékoztatjuk Önt és/vagy amelyekhez Ön hozzájárult. Az adatait nem dolgozzuk fel az említett célokkal össze nem egyeztethető módon.
• Csak a minimálisan szükséges személyes adatokat gyűjtjük be, dolgozzuk, illetve használjuk fel, és nem többet, mint amennyi a jelen Adatvédelmi nyilatkozatban leírt célokból szükséges.
• Személyes adatainak feldolgozásakor megfelelő intézkedéseket teszünk annak érdekében, hogy azok a lehető legpontosabbak és legfrissebbek legyenek.
• Bevezettünk számos biztonsági intézkedést annak érdekében, hogy megvédjük az adatait a nem rendeltetésszerű felhasználás, beavatkozás, elvesztés, jogosulatlan hozzáférés, módosítás vagy nyilvánosságra hozatal ellen.
• Személyes adatait általában a feldolgozáshoz szükséges ideig, illetve a jogszabályok által kifejezetten előírt ideig őrizzük meg. Ha az adatokra már nincs szükség a jelen Adatvédelmi nyilatkozatban leírt célokból, és a jogszabályok nem köteleznek bennünket a megőrzésükre, töröljük vagy anonimizáljuk őket.
• A személyes adatait a jelen Adatvédelmi nyilatkozatban leírtaktól eltérő módon nem osztjuk meg, nem értékesítjük, nem adjuk bérbe és nem hozzuk nyilvánosságra. Megoszthatjuk azonban az adatait, ha a jogszabályok és/vagy az állami hatóságok ezt előírják.

Ezen túlmenően a személyes adatait többek között a következő alkalmazandó adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően kezeljük:

• az EU általános adatvédelmi rendelete és az Egyesült Királyság általános adatvédelmi rendelete („GDPR”);
• a tagállam vagy az Egyesült Királyság vonatkozó jogszabályai;
• a GDPR-t vagy az alkalmazandó tagállami, illetve egyesült királyságbeli jogszabályokat megvalósító kötelező iránymutatások vagy ajánlások.

(együttesen „Alkalmazandó rendelet”).

2. Hogyan gyűjtjük az adatait?

Közvetlenül Öntől gyűjtött és a Prologis generált adatok

Személyes adatait a Prologis közvetlenül Öntől, illetve attól a beszállítótól vagy szolgáltatótól gyűjti, akinek Ön dolgozik.

Harmadik féltől gyűjtött adatok

Más forrásokból, például harmadik féltől is megkaphatjuk személyes adatait (amelyek lehetnek többek között harmadik fél szolgáltatóktól származó háttér-információk; alkalmazottainktól vagy üzleti kapcsolatainktól, például más vállalkozóktól vagy alkalmazottainktól kapott Önre vonatkozó visszajelzések; aláírási jogosultságot megerősítő nyilvánosan elérhető források)

3. Milyen személyes adatokat kezelünk?

Ezek a személyes adatok többek között a következők lehetnek:

• személyes adatai (pl. vezetéknév, keresztnév, e-mail-cím, cím, telefonszám, azonosító okmány vagy információ, fénykép vagy videofelvétel);
• munkáltatójára vonatkozó adatok (pl. a vállalat neve és az Ön beosztása, pozíciója); valamint
• az Ön pénzügyi adatai (pl. bankszámlaadatok) és nemzeti biztosítási száma.

Ezen túlmenően az informatikai rendszereinkhez hozzáféréssel rendelkező beszállítók esetében többek között a következő típusú személyes adatokat is gyűjthetjük:

• a Prologisnál betöltött funkciójára vonatkozó információk (pl. pozíció, üzleti egység, hely, időzóna, költséghely, felettes/vezető);
• munkavégzéssel kapcsolatos információk (pl. munkamegrendelés száma, azonosító szám, kezdési és befejezési dátum, bármely szükséges képzés státusza, számlázási díjszabás és összeg);
• elektronikus azonosító adatai, amennyiben azokra szükség van a vállalatunknak kínált termékek vagy szolgáltatások nyújtásához (pl. bejelentkezési adatok, jelszavak, belépőkártyaszám és fénykép, IP-cím, online azonosítók/sütik, naplók, hozzáférési és kapcsolódási idők, valamint biztonsági kamerák felvételei vagy egyéb videómegfigyelési adatok (csak akkor ha ez jogilag megengedett és ahol erről egyértelmű jelzések vannak kihelyezve)); továbbá
• bizonyos megfeleléssel kapcsolatos információk (pl. az előírt képzések nyilvántartása).

4. Miért gyűjtjük és használjuk fel a személyes adatait?

Az adatkezelés jogalapja

Az alkalmazandó rendelet értelmében, ha Ön az EU-ban vagy az Egyesült Királyságban tartózkodik, személyes adatait csak a következő jogalapok szerint kezeljük:

• Jogos üzleti érdek: Jogos érdekeink miatt szükséges, és nincs indokolatlan hatással az Ön érdekeire vagy alapvető jogaira és szabadságára. Fontos tudni, hogy személyes adatainak ezen az alapon történő feldolgozása során mindig arra törekszünk, hogy megőrizzük a jogos érdekeink és az Ön adatainak védelme közötti egyensúlyt.
• Szerződés: Az adatkezelés az Önnel történő szerződéskötést megelőző lépések megtételéhez vagy az Önnel (vagy azzal a beszállítóval, illetve szolgáltatóval) szemben fennálló szerződéses kötelezettségeink teljesítéséhez szükséges;
• Jogi kötelezettség: Az adatkezelés jogi kötelezettségeink teljesítéséhez szükséges (ide nem értve a szerződéses kötelezettségeket, pl. a beszállítói átvilágítás elvégzése, illetve az ellenőrzési jogaink gyakorlása).

Adatai feldolgozásának céljai

5. Megőrzési időszak

Személyes adatait csak addig őrizzük meg rendszereinkben, amíg az a gyűjtés céljainak eléréséhez a jelen Adatvédelmi nyilatkozatban leírtak szerint szükséges, beleértve a jogi vagy számviteli követelményeknek való megfelelést is. Ezt követően a személyes adatokat eltávolítjuk a rendszereinkből, vagy statisztikai célokra véglegesen és visszafordíthatatlan módon anonimmá tesszük azokat, melynek következtében az adatokat nem lehet Önhöz társítani.

Fontos tudni, hogy az alkalmazandó rendeleteknek megfelelően a személyes adatait a Prologis jogos érdekei és/vagy jogi kötelezettségeink teljesítése érdekében meghatározott ideig megőrizhetjük.

6. Adatainak továbbítása harmadik félnek és/vagy lakóhelye szerinti országon kívülre

Adatainak harmadik féllel történő megosztása:

Személyes adatainak leányvállalatokkal, más szervezetekkel és megbízható harmadik felekkel történő megosztásakor ügyelünk arra, hogy ezt csak olyan szervezetekkel tegyük, amelyek ugyanúgy vagy ahhoz hasonló módon védik az adatait, mint mi, és megfelelnek az alkalmazandó rendeleteknek.

Az informatikai szolgáltatások nyújtásához megbízható harmadik felek, például platformszolgáltatók, tárhelyszolgáltatók, valamint az Ön adatait tartalmazó adatbázisainkat, szoftvereinket és alkalmazásainkat karbantartó, támogató, illetve a karrierhonlap használatához kapcsolódó statisztikai elemzéseket számunkra elvégző partnerek segítségét vehetjük igénybe.

Még pontosabban, a személyes adatait kezelő megbízható harmadik felek a következők lehetnek:

• A Prologison kívül:
  • Informatikai szolgáltatók és beszállítók (platformszolgáltatók, tárhelyszolgáltatók);
  • Felhőszolgáltatók;
  • Külső tanácsadók/ügynökségek és szakértők;
  • Közigazgatási szervek;
• A Prologison belül:
  • A Prologis munkatársai (pl. a különböző részlegeken dolgozó, illetve a Prologis társvállalatai és leányvállalatai által alkalmazott munkavállalók, igazgatók, befektetők, gyakornokok, vállalkozók stb.);
  • A Prologis egyéb belső csapatai (például az informatikai osztály és a potenciális igazgatók), csak a szükséges mértékben, és kizárólag a kért szolgáltatások nyújtásának céljából.

Személyes adatainak nemzetközi megosztása:

Csoportunk vállalatai, valamint a harmadik fél vállalkozók és tanácsadók világszerte végzik tevékenységüket. Ez azt jelenti, hogy személyes adatokat az Európai Gazdasági Térségen (EGT) és az Egyesült Királyságon kívül is feldolgozhatunk. Mindazonáltal megfelelő biztosítékokat iktattunk be annak érdekében, hogy személyes adatai a jelen tájékoztatóban foglaltaknak megfelelően védve maradjanak. Ezek közé tartozik a harmadik fél szállítóinkkal, vállalkozóinkkal és tanácsadóinkkal kötött adattovábbítási záradékok végrehajtása, valamint a személyes adatok csoporton belüli továbbítására vonatkozó csoporton belüli megállapodás.

7. Hogyan védjük személyes adatait

Tudjuk, hogy személyes adatainak biztonsága fontos. Személyes adatait megvédjük a nem rendeltetésszerű felhasználástól, beavatkozástól, elvesztéstől, jogosulatlan hozzáféréstől, módosítástól vagy nyilvánosságra hozataltól. Több biztonsági intézkedést is bevezettünk személyes adatainak védelme érdekében. Például szabályozzuk a hozzáférést, tűzfalakat és biztonságos szervereket használunk, és titkosítjuk a személyes adatokat. Fontos tudni azonban, hogy amennyiben az interneten keresztül továbbítja nekünk az adatokat, a 100%-os biztonság sosem garantálható.

8. Az Ön jogai

Ha kezeljük a személyes adatait, akkor az alkalmazandó rendeleteknek megfelelően Önt számos jog illeti meg, és adott esetben ezen jogait bármikor érvényesítheti.

Amennyiben az alkalmazandó rendelet előírja, a következő jogai lehetnek:

• Hozzáférés az általunk tárolt személyes adatokhoz, valamint azok felhasználásának módjához. Fontos tudni, hogy megtagadhatjuk Öntől az információkat, ha az felfedheti másvalaki személyes adatait, vagy hátrányosan érintheti egy másik személy jogait.
• Helyesbítse személyes adatait, ha azok pontatlanok vagy hiányosak.
• Töröltesse személyes adatait, ha:
  • a személyes adataira már nincs szükség azokból a célokból, amelyekhez gyűjtöttük őket; vagy
  • visszavonja a személyes adatainak feldolgozásához korábban adott hozzájárulását, és nincs más jogalap a személyes adatok feldolgozására; vagy
  • nem járul hozzá a személyes adatainak közvetlen marketing célú feldolgozásához; vagy
  • nem járul hozzá, hogy személyes adatait a Prologis jogos érdekei miatt kezeljük;
  • a személyes adatok kezelése nem jogszerűen történik; vagy
  • személyes adatait jogszabályi kötelezettség teljesítése miatt törölni kell;
  • az alkalmazandó helyi jogszabályok által meghatározott egyéb

különleges körülmények fennállásakor. Fontos tudni, hogy az ilyen adatokat nem töröljük, ha a jogszabályok köteleznek bennünket a megőrzésükre.

• A személyes adatainak feldolgozásának korlátozása (azaz engedélyezi azok tárolását, de nem engedélyezi a további feldolgozást). Ön jogosult lehet személyes adatai feldolgozásának korlátozására, ha:
  • nem hiszi, hogy az általunk tárolt személyes adatai pontosak; vagy
  • a személyes adatokat nem jogszerűen dolgozzák fel, de a személyes adatok törlése helyett inkább a feldolgozás korlátozását szeretné; vagy
  • a személyes adataira már nincs szükségünk az általunk gyűjtött célokból, de Önnek szüksége van az adatokra jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
  • tiltakozott a személyes adatai feldolgozása ellen, és annak ellenőrzésére vár, hogy a tiltakozással kapcsolatos érdekei elsőbbséget élveznek-e az adatai feldolgozásának jogos indokával szemben.
• Tiltakozás a feldolgozás ellen: Jogában áll kifogást emelni a közvetlen üzletszerzési célból való adatfeldolgozás és a jogos érdeken alapuló feldolgozási tevékenység ellen.
• Adatok hordozhatóságának igénylése: Személyes adatai hordozhatóak lehetnek. Ez azt jelenti, hogy elektronikusan mozgathatók, másolhatók vagy továbbíthatók. Ez a jog azonban csak akkor áll fenn, ha:
  • az adatkezelés az Ön hozzájárulásával történik;
  • az adatkezelés a szerződés teljesítése céljából történik; vagy
  • az adatkezelés automatizált eszközökkel történik.
• Panaszt nyújthat be országának adatvédelmi felügyeleti hatóságánál: Lásd: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

Fontos tudni, hogy ezek nem abszolút jogok, és érvényesítésük bizonyos feltételekhez kötött az alkalmazandó rendeletnek megfelelően.

Minden esetben, amikor az általunk gyűjtött személyes adatokra már nincs szükségünk semmilyen célból, és az alkalmazandó rendeletek nem köteleznek minket a megőrzésükre, minden tőlünk telhetőt megteszünk azok törlése, végleges azonosíthatatlanná tétele, illetve anonimizálása érdekében.

9. Saját jogainak érvényesítése

Ha bármilyen kérdése, észrevétele vagy panasza van a jelen Adatvédelmi nyilatkozattal vagy személyes adatainak feldolgozásával kapcsolatban, illetve ha az érintettek jogaival kapcsolatban kérést szeretne benyújtani, írjon a [email protected] e-mail-címünkre.

Minden kérést áttekintünk, és választ adunk az alkalmazandó rendeletben meghatározott határidőn belül. Fontos tudni, hogy esetleg különleges információkat kell kérnünk Öntől, hogy megerősíthessük személyazonosságát, és hogy garantálhassuk az információkhoz való hozzáférési jogát, illetve hogy elkerülhessük személyes adatainak illetéktelen személy számára történő átadását.

10. A jelen adatvédelmi nyilatkozat módosításai

A Prologis időnként szabadon módosíthatja a jelen adatvédelmi nyilatkozatot, hogy az tükrözze az ezen a területen alkalmazott gyakorlataink fejlődését. Változtatások esetén a jelen Adatvédelmi nyilatkozat végén található dátum módosításával értesítjük Önt a változásokról, és bizonyos esetekben szembetűnőbben tájékoztathatjuk (például értesítést küldünk). Javasoljuk, hogy rendszeresen tekintse át a jelen Adatvédelmi nyilatkozatot, hogy naprakész információkkal rendelkezzen arról, hogy a Prologis miként védi az Ön személyes adatait.

Jelen adatvédelmi nyilatkozat legutóbb 2023 novemberében frissült.