PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO DODAVATELE – EVROPA

1. Úvod

Náš závazek k ochraně osobních údajů

Ve společnosti Prologis („Prologis“ nebo „my“ nebo „naše společnost”) se zavazujeme chránit vaše osobní údaje. Jako správce údajů spravujeme odpovědně vaše osobní údaje a snažíme se být při jejich zpracování transparentní. Podrobné informace o našich postupech naleznete v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů pro dodavatele (dále jen „Prohlášení o ochraně osobních údajů“).

Pokud se chcete dozvědět více o společnosti Prologis a jejích dceřiných společnostech („Prologis“), navštivte stránku https://www.prologis.com/.

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů („Prohlášení o ochraně osobních údajů“) popisuje, jak společnost Prologis shromažďuje a zpracovává osobní údaje dodavatelů společnosti Prologis, kteří jsou fyzickými osobami (např. osoby samostatně výdělečně činné), a zástupců, zaměstnanců nebo kontaktních osob našich dodavatelů, kteří jsou právnickými osobami („dodavatel“, „vy“), a týká se vás.

Základní principy a závazky společnosti Prologis v oblasti ochrany osobních údajů

Pokud jde o ochranu vašich osobních údajů, zavázali jsme se dodržovat následující základní zásady:

• Nejste povinni poskytnout společnosti Prologis své osobní údaje. Pokud nám však na požádání neposkytnete osobní údaje, které jsou nezbytné pro náš vztah s vámi nebo vaším zaměstnavatelem jako poskytovatelem služeb nebo dodavatelem (např. informace nezbytné k tomu, abychom vám mohli zaplatit, vyhodnotit vaši kvalifikaci nebo splnit naše regulační a právní povinnosti), je možné, že si vaše služby nebudeme moci ponechat.
• Vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme pouze k účelům uvedeným v tomto prohlášení o ochraně osobních údajů nebo ke konkrétním účelům, které vám sdělíme a/nebo s nimiž jste souhlasili. Vaše údaje nebudou zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.
• Budeme shromažďovat, zpracovávat a používat pouze minimální požadované osobní údaje a ne více, než je nutné pro účely popsané v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů.
• Při zpracování vašich osobních údajů přijímáme přiměřená opatření, abychom uchovali údaje co nejpřesnější a nejaktuálnější.
• Zavedli jsme řadu bezpečnostních opatření na ochranu vašich údajů před zneužitím, zásahem, ztrátou, neoprávněným přístupem, úpravou nebo zveřejněním.
• Vaše osobní údaje uchováváme zpravidla po dobu nezbytnou pro účely zpracování nebo po dobu výslovně vyžadovanou zákonem. Pokud již údaje nejsou potřebné k žádnému z účelů popsaných v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů a pokud je nejsme povinni uchovávat podle zákona, vymažeme je nebo anonymizujeme.
• Vaše osobní údaje nebudou sdíleny, prodávány, pronajímány ani zveřejňovány jinak, než jak je popsáno v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů. Vaše údaje však můžeme sdílet, pokud to vyžaduje zákon a/nebo státní orgány.

Vaše osobní údaje dále zpracováváme v souladu s platnými zákony o ochraně osobních údajů, konkrétně:

• obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů a obecné nařízení Spojeného království o ochraně osobních údajů („GDPR“);
• platné zákony členského státu nebo Spojeného království;
• veškeré závazné pokyny nebo doporučení, kterými se provádí GDPR nebo platné právní předpisy členských států nebo Spojeného království.

(dále společně jen „Platná nařízení“).

2. Jak shromažďujeme vaše údaje?

Shromážděno přímo od vás a vygenerováno společností Prologis

Společnost Prologis shromažďuje vaše osobní údaje buď přímo od vás, nebo prostřednictvím dodavatele či poskytovatele služeb, pro kterého pracujete.

Shromážděno od třetích stran

Vaše osobní údaje nám mohou být poskytnuty i z jiných zdrojů, například od třetí strany (např. základní informace od poskytovatelů třetích stran, našich zaměstnanců nebo z obchodních vztahů, jako je zpětná vazba, kterou o vás obdržíme od jiných smluvních partnerů nebo našich zaměstnanců, informace z veřejně dostupných zdrojů pro potvrzení podpisových pravomocí).

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Tyto osobní údaje mohou zahrnovat:

• vaše osobní údaje (např. jméno, příjmení, e-mailová adresa, adresa, telefonní číslo, identifikační doklad nebo informace, fotografie nebo videozáznam);
• informace o vašem zaměstnavateli (např. název společnosti a váš titul, pozice); a
• vaše finanční údaje (např. údaje o bankovním účtu) a číslo státního pojištění.

Kromě toho můžeme u jakékoli osoby našich dodavatelů, která má přístup k našim počítačovým
systémům, shromažďovat následující typy osobních údajů, včetně:

• informací o vaší funkci ve společnosti Prologis (např. pozice, obchodní jednotka, místo, časové pásmo, nákladové středisko, nadřízený/manažer);
• informace týkající se práce (např. číslo pracovní zakázky, identifikační číslo, datum zahájení a ukončení, stav jakéhokoliv požadovaného školení, sazba a částka fakturace);
• vaše elektronické identifikační údaje, pokud jsou vyžadovány pro účely dodání produktů nebo služeb naší společnosti (např. přihlašovací údaje, hesla, číslo a fotografie na jmenovku, IP adresa, online identifikátory/cookies, protokoly, časy přístupu a připojení a záznamy ze sledovacích kamer nebo jiných kamerových systémů (pouze pokud to povoluje zákon a pokud
  je to jasně uvedeno)) a
• určité informace týkající se dodržování předpisů (např. záznamy o povinném školení).

4. Proč shromažďujeme a používáme vaše osobní údaje?

Právní základ zpracování

Pokud se nacházíte v EU nebo Velké Británii, budeme podle platných předpisů zpracovávat vaše osobní údaje pouze na základě následujícího právního základu:

• Oprávněný obchodní zájem: Je to nezbytné pro naše oprávněné zájmy a nemá to nepřiměřený vliv na vaše zájmy nebo základní práva a svobody. Upozorňujeme, že při zpracování vašich osobních údajů na tomto základě se vždy snažíme zachovat rovnováhu mezi našimi oprávněnými zájmy a vaším soukromím.
• Smlouva: Zpracování je nezbytné k provedení předsmluvních kroků s vámi nebo k plnění našich smluvních závazků vůči vám (nebo dodavateli či poskytovateli služeb, pro kterého pracujete);
• Právní povinnost: Zpracování je nezbytné, abychom splnili naše právní povinnosti (s výjimkou smluvních povinností, např. provádění hloubkové kontroly dodavatelů nebo výkonu našeho oprávnění k auditu).

Účely, ke kterým zpracováváme vaše údaje

5. Doba uchovávání

Vaše osobní údaje uchováváme v našich systémech pouze po dobu nezbytnou k dosažení účelů, ke kterým je shromažďujeme, jak je popsáno v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů, včetně splnění jakýchkoli zákonných nebo účetních požadavků. Poté osobní údaje odstraníme z našich systémů nebo je trvale a nevratně anonymizujeme pro statistické účely tak, aby vás s nimi nešlo spojit.

Upozorňujeme, že v souladu s platnými předpisy mohou být vaše osobní údaje uchovávány po stanovenou dobu v oprávněném zájmu společnosti Prologis a/nebo za účelem splnění našich zákonných povinností.

6. Předávání vašich údajů třetím stranám a/nebo mimo zemi vašeho bydliště

Sdílení vašich údajů s třetími stranami:

Pokud vaše osobní údaje sdílíme s přidruženými společnostmi, jinými organizacemi a důvěryhodnými třetími stranami, dbáme o to, aby se jednalo pouze o subjekty, které ochrání vaše údaje a dodržují platné předpisy stejným nebo podobným způsobem jako my.

Důvěryhodné třetí strany nám mohou pomáhat při poskytování IT služeb, jako jsou poskytovatelé platforem, hostingové služby, údržba a podpora našich databází i našeho softwaru a aplikací, které mohou obsahovat údaje o vás, nebo mohou naším jménem provádět statistické analýzy spojené s používáním kariérových webových stránek.

Přesněji řečeno, důvěryhodnými třetími stranami vašich osobních údajů mohou být:

• Mimo společnost Prologis:
  • poskytovatelé a dodavatelé IT služeb (poskytovatelé platforem, hostingové služby);
  • poskytovatelé cloudových služeb;
  • externí poradci/agentury a konzultanti;
  • veřejné orgány;
• V rámci společnosti Prologis:
  • personál společnosti Prologis (např. zaměstnanci, ředitelé, investoři, stážisté, smluvní partneři atd., kteří pracují v různých odděleních nebo jsou zaměstnáni v přidružených a dceřiných společnostech společnosti Prologis);
  • ostatní interní týmy společnosti Prologis (například IT a případní manažeři), a to pouze v případě potřeby a výhradně za účelem poskytnutí požadovaných služeb.

Sdílení vašich osobních údajů na mezinárodní úrovni:

Společnosti naší skupiny a externí dodavatelé a konzultanti působí po celém světě. To znamená, že osobní údaje můžeme zpracovávat mimo Evropský hospodářský prostor (EHP) a Spojené království. Přijali jsme však vhodná ochranná opatření, abychom zajistili, že vaše osobní údaje zůstanou chráněny v souladu s tímto oznámením. Patří mezi ně zavedení doložek o předávání údajů s našimi dodavateli, smluvními partnery a konzultanty a vnitroskupinová dohoda o předávání osobních údajů v rámci naší skupiny.

7. Jak chráníme vaše osobní údaje

Chápeme, že bezpečnost vašich osobních údajů je důležitá. Vaše osobní údaje chráníme před zneužitím, zásahem, ztrátou, neoprávněným přístupem, úpravou nebo zveřejněním. Zavedli jsme řadu bezpečnostních opatření, která pomáhají chránit vaše osobní údaje. Zavádíme například kontroly přístupu, používáme firewally a zabezpečené servery a šifrujeme osobní údaje. Upozorňujeme však, že pokud nám předáváte informace prostřednictvím internetu, nikdy nelze zaručit jejich 100% bezpečnost.

8. Vaše práva

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje, máte podle platných předpisů řadu oprávnění, která můžete v příslušných případech kdykoli uplatnit.

Pokud to stanoví Platná nařízení, můžete mít následující práva:

• Právo na přístup k osobním údajům, které uchováváme, a k tomu, jak jsou používány. Upozorňujeme, že vám můžeme odmítnout poskytnout informace, pokud by mohly odhalit osobní údaje jiné osoby nebo negativně ovlivnit práva jiné osoby.
• Právo požádat o opravu svých osobních údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné.
• Právo požádat o výmaz svých osobních údajů když:
  • vaše osobní údaje již nejsou potřebné k účelům, ke kterým jsme je shromáždili, nebo
  • odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám dříve udělili, a neexistuje žádný jiný právní důvod pro zpracování těchto osobních údajů nebo
  • vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů k účelům přímého marketingu; nebo
  • vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu oprávněných zájmů společnosti Prologis;
  • osobní údaje nejsou zpracovávány zákonným způsobem; nebo
  • vaše osobní údaje musí být vymazány kvůli splnění zákonné povinnosti;
  • za jiných konkrétních okolností stanovených platnými místními

právními předpisy. Upozorňujeme, že tyto údaje nevymažeme, pokud jsme povinni je uchovávat podle zákona.

• Právo omezit naše zpracování vašich osobních údajů (tj. povolení jejich ukládání bez dalšího zpracování). Máte právo omezit zpracování svých osobních údajů, pokud:
  • nevěříte, že osobní údaje, které o vás máme, jsou přesné; nebo
  • osobní údaje nejsou zpracovávány v souladu se zákonem, ale místo výmazu osobních údajů byste si přáli, abychom jejich zpracování omezili, nebo
  • vaše osobní údaje již nepotřebujeme k účelům, ke kterým jsme je shromáždili, ale vy je potřebujete k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků nebo
  • jste vznesli námitku proti zpracování svých osobních údajů a čekáte na ověření, zda vaše zájmy související s touto námitkou převažují nad oprávněnými důvody pro zpracování vašich údajů.
• Právo vznést námitku proti zpracování: Máte právo vznést námitku proti zpracování, které spočívá v přímém marketingu a činnostech zpracování založených na oprávněném zájmu.
• Právo požádat o přenositelnost údajů: Vaše osobní údaje mohou být přenositelné. To znamená, že je lze přesouvat, kopírovat nebo elektronicky přenášet. Toto právo však platí pouze v případě, že:
  • zpracování je založeno na vašem souhlasu;
  • zpracování probíhá za účelem plnění smlouvy; nebo
  • zpracování probíhá automatizovanými prostředky.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů ve vaší zemi: viz: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

Mějte na paměti, že tato práva nejsou absolutní and the exercise of each is subject to certain conditions in accordance with Applicable Regulation.a jejich uplatnění podléhá určitým podmínkám v souladu s platnými předpisy.

Ve všech případech, kdy námi shromažďované osobní údaje již nepotřebujeme k žádným účelům a platné předpisy nám neukládají jejich uchovávání, učiníme vše, co je v našich silách, abychom je vymazali, trvale odstranili možnost identifikace nebo anonymizovali.

9. Uplatnění vašich práv

Pokud máte jakékoli dotazy, připomínky nebo stížnosti týkající se tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů nebo zpracování vašich osobních údajů nebo pokud chcete podat žádost týkající se některého z vašich práv subjektu údajů, kontaktujte nás na adrese [email protected].

Všechny žádosti přezkoumáme a odpovíme na ně ve lhůtách stanovených platnými předpisy. Upozorňujeme, že vás možná budeme muset požádat o konkrétní informace, které nám pomohou potvrdit vaši totožnost, abychom zaručili vaše právo na přístup k těmto informacím a zabránili zpřístupnění vašich osobních údajů osobě, která nemá právo je získat.

10. Změny tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů

Společnost Prologis má právo toto Prohlášení o ochraně osobních údajů pravidelně upravovat tak, aby odráželo vývoj našich postupů v této oblasti. Pokud provedeme změny, upozorníme vás na ně změnou data na konci tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů a v některých případech vás upozorníme výraznějším způsobem (například zasláním oznámení). Doporučujeme vám, abyste toto Prohlášení o ochraně osobních údajů pravidelně kontrolovali a informovali se o tom, jak společnost Prologis chrání vaše osobní údaje.

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů bylo naposledy aktualizováno v listopadu 2023.